Penanganan Manajemen Krisis oleh Bidang Humas pada Instansi Pemerintahan

Mjnews.id – Krisis merupakan salah satu hal yang menakutkan bagi suatu instansi atau perusahaan. Dikarenakan, krisis dapat terjadi dimana saja, kapan saja dan pada siapa saja. Suatu krisis tidak akan pandang bulu akan datang pada siapa. Krisis bisa datang tanpa kesiapan dari suatu instansi atau perusahaan. Menurut Robert P. Powell dalam bukunya Crisis-A leadership Opportunity (2005), krisis merupakan kejadian yang tidak diharapkan, berdampak dramatis, kadang belum pernah terjadi sebelumnya yang mendorong organisasi kepada suatu kekacauan dan dapat menghancurkan organisasi.

Dapat dikatakan, hampir semua instansi maupun perusahaan pernah mengalami krisis, wajar apabila kemudian sekarang ini timbul kesadaran dari pimpinan instansi atau perusahaan bahwa mereka memerlukan kesiapan tersendiri untuk menghadapi krisis. Kesadaran seperti ini, juga dapat diartikan sebagai peluang yang baik bagi suatu tim humas didalam instansi atau perusahaan. Bidang Humas pun diharapkan mampu memperkirakan akibat-akibat atau krisis yang mungkin dialami oleh perusahaan dengan mempersiapkan diri atas kemungkinan terburuk.

Salah satu fokus utama yang diangkat pada artikel ini, yaitu krisis yang terjadi pada lingkup instansi pemerintahan. Beragam sekali terjadi problema yang berawal dari suatu isu hingga terjadinya krisis dalam instansi pemerintahan yang pada umumnya beredar informasinya pada suatu media. Dampak jangka panjang yang dapat terjadi yaitu tercemarnya nama baik suatu instansi pemerintahan hingga kehilangan tingkat kredibilitas di mata masyarakat serta dianggap tidak dapat melakukan pelayanan yang baik terhadap masyarakat. Oleh sebab itu, perlu adanya turun tangan dari bidang humas suatu instansi untuk mengelola krisis yang terjadi agar segera teratasi.

Berdasarkan pengalaman para praktisi humas yang bergelut di bidang pemerintahan yaitu, Ibu Hamda Rizani, S.E., M.I.Kom (Humas BPK RI), Bapak Maryulis Max, S.Sos, M.I.Kom (Kepala Bidang Diskominfo Padang Panjang) dan Bapak Margono Benny Purwindra, M.I.Kom (Humas Badan Pusat Statistik Kabupaten Siak Provinsi Riau) menuturkan bahwa setiap instansi pemerintahan pasti pernah mengahadapi krisis yang dimana pastinya peranan humas sangat penting dalam menangani krisis tersebut. Setiap bidang humas pada instansi pemerintahan juga memiliki strategi beragam serta cara tersendiri dalam melakukan manajemen krisis.

Ibu Hamda Rizani selaku tim humas BPK RI yang mengatakan bahwa dalam mengatasi krisis, beliau bersama tim melakukan 3 tahap. Tahap pertama yaitu Pra Krisis yang dimana melakukan monitoring media dan analisis berita. Tim humas melihat potensi krisis melalui berita yang banyak beredar di media berdasarkan 5 kategori yaitu, keraguan akan kredibilitas beritanya, kesalahan akan hasil pemeriksaan, konflik organisasi, permasalahan nilai dasar dan bencana alam. Untuk monitoring berita, Humas BPK menggunakan IMA (Inteligence Media Analysis) dikarenakan memudahkan dalam mencari informasi serta berita yang berkembang di media.

Selanjutnya, pada tahap kedua yaitu Tahap Krisis yang dimana melakukan respon awal dengan mengumpulkan data pendukung untuk membuat tanggapan pimpinan dalam bentuk siaran pers, konferensi pers hingga hak jawab kepada media yang memunculkan berita krisis BPK. Setelah itu, dibuatkan konsep konferensi persnya. Kemudian, dilakukan strategi komunikasi krisis dengan menyebarluaskan tanggapan pimpinan terhadap krisis melalui berbagai media. Humas memanggil wartawan untuk melakukan konferensi pers dan dimunculkan siaran pers pada website BPK.

Salah satu contoh krisis yang terjadi sekitar Bulan April di lingkup BPK yaitu Kasus suap yang dilakukan Audit BPK Jabar di Kabupaten Bogor. Kemudian, juga terjadi kasus suap oknum BPK yang berakhir penangkapan hingga dua pegawai BPK RI kena OTT (Operasi Tangkap Tangan) di Bekasi yang dimana uang 350 juta diamankan. Beberapa krisis tersebut, beredar pemberitannya secara luas di beberapa media besar Indonesia. Oleh sebab itu, Tim Humas BPK melakukan klarifikasi dengan cepat, bahasa yang lugas, tidak ambigu, pernyataan padat dan konsisten serta menyediakan siaran pers di situs website BPK kepada wartawan untuk dipublish pada media.

Kemudian, tahap terakhir dalam pengelolaan krisis ini yaitu Tahap Pasca Krisis. Setelah krisis itu dilewati, tim humas kembali memonitoring media dan memantau topik berita yang beredar untuk mengetahui frekuensinya apakah sudah menurun atau mengalami peningkatan. Jika menurun, akan dibuatkan action plan yang akan dilaporkan oleh atasan dan jika kembali naik maka akan kembali pada proses strategi komunikasi krisis dengan membina hubungan baik dengan media (Media Relations), menyebarluaskan pandangan serta tanggapan, membuat sosialisasi, FGD (Focus Group Discussion) untuk mengembalikan tingkat kredibilitas di mata masyarakat.

Beralih kepada pendapat dari Bapak Maryulis Max, S.Sos, M.I.Kom selaku Kepala Bidang Diskominfo Padang Panjang yang dimana beliau mengatakan bahwa hingga saat ini belum pernah menghadapi krisis dalam instansinya. Oleh sebab itu, beliau lebih menjelaskan tupoksi dari Diskominfo yang mana memiliki SOP (Standar Operating Procedure) dalam kehumasan yaitu seluruh publikasi hanya satu pintu dari Kominfo. Namun, beliau memaparkan suatu peristiwa yang dapat dikatakan semi krisis yaitu berita yang menyatakan Kota Padang, Kota Padang Panjang dan Kota Pariaman merupakan kota intoleran. Dalam menangani pemberitaan tersebut, hanya menjalankan fungsi humas yaitu sebagai penasihat atau ahli mengelola informasi, fasilitator komunikasi (menjembatani), fasilitator proses pemecahan masalah dan menjadi teknisi komunikasi (persoalan teknis).

Terkait pemberitaan tersebut, tim diskominfo memberikan pertimbangan kepada walikota untuk menanggapi pernyataan yang telah terbit di berbagai media yang langsung memberi masukan kepada Walikota Padang Panjang agar menanggapi berita tersebut dengan poin-poin yang dibuatkan dan dikembangkan oleh walikota. Selain itu, mengambil kebijakan yaitu tidak mengakomodir Tanya jawab terkait pernyataan sepihak.

Selanjutnya, pernyataan dari Bapak Margono Benny Purwindra, M.I.Kom selaku Humas Badan Pusat Statistik Kabupaten Siak Provinsi Riau memberikan penjelasan mengenai kondisi Humas di BPS Kabupaten Siak. Beliau menjelaskan bahwa humas merupakan sebuah proses komunikasi strategis dalam membangun hubungan antara organisasi dengan publiknya. Humas BPS lebih melakukan adaptasi dan inovasi dalam kinerjanya dikarenakan SDM dan anggaran kehumasan di daerah begitu minimalis. Ada beberapa hal yang dilakukan oleh tim humas yaitu menjalin hubungan dengan media (Press Release, Workshop, Interview dan Talkshow), mengelola media sosial dan menjadi humas di era digital. Jika terjadi krisis, hanya dapat mengelola media dan counter opinion.

Dapat disimpulkan bahwa setiap bidang humas di setiap instansi pemerintah manapun, akan selalu mengeluarkan taktik yang beragam dan strategi terbaik dalam melakukaan pengelolaan krisis. Tentunya, hal tersebut bertujuan agar pemberitaan negatif di media dapat berkurang, menjaga nama baik suatu intansi hingga meningkatkan kembali intensitas kredibilitas instansi pemerintah di mata masyarakat.