Bagaimana Strategi Government Public Relation dalam Melawan Krisis?

Mjnews.id – Krisis adalah bagian dari integral dari kehidupan organisasi, baik yang beriorientasi profit maupun bukan. Dapat dikatakan bahwa tidak satupun organisasi yang bisa luput dari krisis. Dampak dari krisis sangat besar dan bisa mengakibatkan kerusakan pada organisasi. Tak jarang akibat krisis banyak organisasi yang tumbang dan gulung tikar.

Namun di antara berbagai gempuran krisis, setiap humas instansi memiliki cara dan pedoman dalam melakukan aktivitas kehumasan dan penanganan krisis pada organisasi pemerintahan, dalam hal ini adalah Penanganan Krisis pada Badan Pemeriksaan Keuangan, Pemerintah Kota Padang Panjang dan Badan Pusat Statistik Provinsi Riau.

Di sini Penulis akan mencoba menjabarkan bagaimana aktivitas dan manajemen krisis yang dilakukan oleh masing-masing instansi tersebut.

Dalam mengatasi krisis, Humas BPK RI, Hamda Rizani menyebutkan bahwa Humas BPK RI memiliki pedoman yang mengacu pada Peraturan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan Nomor 11 Tahun 2021 tentang Prosedur Operasional Standar Manajemen Komunikasi Krisis pada Badan Pemeriksa Keuangan. Dimana dalam komunikasi krisisnya dibagi menjadi tiga tahap yakni Tahap Prakirsis, Tahap Krisis, dan Tahap Pascakrisis.

Pada d tahap krisis tim humas melakukan monitoring terhadap media yang berfungsi sebagai acuan untuk melihat potensi krisis yang diberikan oleh berbagai media. Dimana dari pemberitaan tersebut yang berpotensi menimbulkan krisis pada instansi terdapat berbagai kategori. Dan untuk BPK RI sendiri terdapat lima kategori yang berpotensi menimbulkan krisis di antaranya: Adanya keraguan atas kredibilitas, ada kesalahan dalam hasil pemeriksaan, ada konflik dalam organisasi, ada permasalahan dalam nilai-nilai dasar (integritas, indepedensi, profesionalisme), dan ada bencana alam.

Dalam monitoring terhadap media, Humas BPK RI menggunakan metode IMA (Intelegence Media Analytics). IMA (Intelegence Media Analytics) adalah website yang berfungsi untuk memonitoring seluruh media (ima.ebdesk.com/). Dengan adanya IMA tersebut Humas dapat memonitoring berita offline dan online secara mudah. Selain itu Humas juga dapat melakukan analisis terhadap media berdasarkan percakapan-percakapan sesuai dengan topik yang dipilih dari seluruh media yang terdaftar. Monitoring terhadap media dilakukan setiap hari dan apabila ada berita yang berpotensi memicu krisis, tim Humas harus membuat analisis berita tersebut. 

Pada analisis berita harus memerhatikan beberapa hal yakni isu apa yang dibahas, media apa yang memuat, frekuensi, penempatan, beritanya dan pesan apa yang disampaikan serta kutipan dari narasumbernya. Setelah analisis tersebut dilakukan proses selanjutnya adalah menghubungi pejabat yang berwenang dengan memastikan apakah berita tersebut berpotensi krisis atau tidak. Apabila berpotensi krisis maka langkah selanjutnya adalah masuk pada tahap krisisnya.

Dalam tahap krisis ini tim Humas terlebih dahulu melakukan respon awal dengan mencari tahu dan menyiapkan data pendukung untuk membuat tanggapan pimpinan. Tanggapan pimpinan tersebut dapat dilakukan dalam bentuk yaitu siaran pers, konferensi pers, kemudian hak jawab kepada media yang memunculkan berita krisis tersebut. Setelah hal tersebut dilakukan kemudian Humas membuat konsep-konsep terkait siaran pers, konferensi pers dan hak jawab beserta pemaparannya. 

Langkah berikutnya Humas BPK RI melakukan strategi komunikasi krisis adalah dengan menyebarkanluaskan data yang telah diketahui dan dimuat ke media apapun seperti mengundang wartawan pada konferensi pers serta melakukan hak jawab kepada media yang memberitakan permasalahan pada BPK dan kemudian memunculkan siaran pers pada website BPK. Setelah semua permsalahan telah di handle di tahap krisis, Humas BPK berikut menindaklanjutinya ke tahap pascakrisis.

Setelah tahap krisis dilewati, Humas BPK RI melakukan monitoring berita untuk meninjau kembali topik pemberitaan terkait krisis yang telah terjadi dengan memerhatikan frekuensi pemberitaan apakah menurun atau masih biasa saja. Jika mengalami penurunan. Pihak Humas akan melakukan action plan terkait apa yang telah dilakukan dan dilaporkan kepada pimpinan. Dan bila krisisnya masih sama atau meningkat Humas akan kembali lagi ke strategi komunikasi krisisnya dengan cara terus membina hubungan dengan media, tetap menyebarluarkan pandangan dan tanggapan terkait topik yang terkait serta membuat sosialisasi, fokus group discussion (FGD), meningkatkan kredibilitas instansi dimata masyarakat. Untuk data lebih lanjut bisa akses data di e-ppid.bpk.go.id.

Kesimpulannya dalam Respon untuk permasalahan krisis Humas harus benar-benar memberikan komentar, melakukan klarifikasi yang jelas dan yang terpenting dilakukan secepatnya serta disampaikan dengan bahasa yang lugas (tidak ambigu dan bertele-tele, padat dan konsisten).

Humas kota Padang Panjang, Maryulis Max menyebutkan bahwa dalam penanganan krisisnya mereka juga melewati tiga tahap seperti tahap prakrisis, tahap krisis dan tahap pasca krisis. Namun untuk kota Padang Panjang sendiri beliau mengatakan mereka belum pernah mengalami krisis pada pemerintahannya.

Untuk pemerintahan daerah khususnya kota Padang Panjang, Humas memiliki dua macam yakni Komunikasi dan Informasi (Kominfo) dan Protokoler dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim). Prokopim dalam hal ini bertugas sebagai juru bica daerah dam KOMINFO sebagai juru bica pemerintah kota. Dalam melaksanakan tugasnya Humas dari kota Padang Panjang juga mengikuti SOP (Standar Operasional Prosedur) sehingga dalam menyampaikan informasi melalui satu pintu yakni Kominfo.

Dalam melakukan komunikasi krisisnya Humas Kota Padang Panjang mengacu pada fungsi kehumasan yang berkaitan dengan peranan humas yang digagas oleh Dozier & Broom dimana humas berperan sebagai penasihat ahli yang berarti humas ahli dalam mengelola informasi, memberikan nasihat kepada pimpinan dan memanajemen organisasi, sebagai fasilitator komunikasi dimana berperan sebagai jembatan komunikasi antara pemerintah dan masyarakat, sebagai fasilitator proses dalam pemecahan masalah. Humas terlibat dalam setiap masalah dan manajemen krisis dan menjadi teknisi komunikasi yang menyediakan berbagai layanan teknis yang dibutuhkan oleh instansi pemerintahan dan masyarakat.

Dalam merespon krisis yang akan terjadi Humas Kota Padang Panjang untuk meredam masalah yang akan/telah terjadi mereka tidak mengakomodir sesi tanya jawab dan Humas hanya menanggapi langsung ke media nasional. Dengan kata lain peran humas dalam manajemen krisis ini adalah dengan berupaya untuk membatasi gempuran dari media-media lokal. Mengapa demikian, karena Humas Padang Panjang berpendapat bahwa terdapat isu-isu yang sejatinya tidak terlalu diketahui oleh masyarakat sehingga akhirnya cukup dihandle di media nasional saja.

Pada manajemen krisis Badan Pusat Statistik (BPS), Keputusan dan penanganan krisis berada pada Badan Pusat Statistik Republik Indonesia yang ada di Pusat. Humas BPS Riau, Margono Benny menyebutkan bahwa Humas adalah sebuah proses dalam membangun strategi hubungan antara organisasi dengan publiknya. Humas di BPS Riau dalam melaksanakan tugas pada provinsi adalah dengan menjalin hubungan dengan mediaseperti wawancara, press release, workshop serta undangan langsung oleh media. Kemudian melakukan pengelolaan media sosial.

Dalam aktivitas kehumasan pada kabupaten/kota hanya melakukan aktivitas adaptasi dan inovasi. Hal ini dilakukan karena secara SDM (Sumber Daya Manusia) dan anggaran pada daerah sangat minimalis terutama di kabupaten, anggaran kehumasan mencapai nol rupiah. Jadi pada aktivitasnya humas hanya melakukan kegiatan non berbayar seperti pengelolaan media sosial dan counter opinion bila terjadi krisis. Meskipun kegiatan humas hanya sebatas pada media sosial namun seharusnya aktivitas kehumasan pada kabupaten/kota haruslah sesuai dengan aktivitas kehumasan sebagai mana adanya.

Dapat disimpulkan bahwa Dalam melakukan aktivitas kehumasan dan penanganan krisis, Humas memiliki peran dan fungsi yang sama. Begitupun dalam penanganan krisis humas juga mengacu pada pedoman penanganan krisis yang ada, terutama pada instansi pemerintahan. Namun karena setiap instansi memiliki kadar krisis yang berbeda-beda dan SDM serta anggaran kehumasan yang terbatas tentunya dalam melakukan aktivitas dan penanganan krisis dilakukan dengan cara berbeda pula.

Seperti pada Badan Pemeriksaan Keuangan RI (BPK RI), dalam melaksanakan penanganan krisis mereka melakukan dengan melalui tiga tahap yakni pra krisis, krisis dan parca krisis. Hal ini berbeda dengan aktivitas kehumasan pada kota Padang Panjang yang jarang mengalami krisis bahkan hampir tidak ada. Dengan demikian mereka hanya melakukan aktivitas komunikasi kehumasan melalui dua pintu yakni Kominfo dan Protokoler dan Komunikasi Kepemimpinan.

Serta berbeda pula dengan aktivitas Kehumasan di Provinsi Riau dalam aktivitas yang terbatas pada SDM dan anggaran sehingga pada aktivitas dan pengangan krisisnya hanya berupa menjalin hubungan dengan media dan melakukan pengelolaan media sosial serta apabila adanya krisis mereka hanya melakukan counter opinion melalui media yang ada.